Les traitements de documents

La gestion électronique des documents (GED) a pour rôle de mettre en place les stockages des informations non structurés créés ou encore reçus par une organisation. Elle consiste également à gérer les différents types de logiciels afin de permettre la gestion de ce que ces documents contiennent. Pour en savoir plus, le GED met en œuvre les systèmes d’acquisition, le traitement, le stockage d’information et la diffusion des documents.

L’acquisition des documents

L’acquisition des documents peut s’effectuer de plusieurs façons. Ils sont généralement intégrés en papier ou en électronique. L’utilisateur peut acquérir les documents peu importe la façon dont ces derniers sont intégrés dans le système grâce au lien de validation workflow. Ce dernier est lié à la validation d’un document. Il est paramétrable et prend en compte les droits d’accès et les profils d’utilisateurs. Dans ce cas, il agit sur le statut, sur la version et sur la visibilité du document.

Les traitements de documents

Ce système nommé l’indexation constitue la description ainsi que le contenu du document. Cependant, il est facile d’explorer ce dernier d’une méthode simple grâce à ces deux types d’indexation. Ce sont les indexations par type et par concepts ou mots-clés. Il faut bien les distinguer à ce titre.

Les stockages de documents

Parfois, ce système rencontre des problèmes incontournables. Ces derniers peuvent entraîner des problèmes majeurs en cas de négligence. Pour en savoir plus, les problématiques sont les suivantes : le support de stockage, l’organisation du stockage, la durée de conservation et le lieu de conservation. Le meilleur logiciel pour dématérialiser les informations est le logiciel Bob.

Les diffusions de documents

Les documents peuvent être diffusés via l’internet. Les journalistes et d’autres éditeurs proposent particulièrement une consultation dans la partie d’indexation des documents dans le lien navigateur web. Ainsi, la gestion électronique des documents consiste à améliorer et à partager les informations sur internet. Avec le logiciel Bob, toutes les informations stockées seront dématérialisées en données électroniques avec facilité et rapidité.