Archives mensuelles : mars 2017

Les traitements de documents

La gestion électronique des documents (GED) a pour rôle de mettre en place les stockages des informations non structurés créés ou encore reçus par une organisation. Elle consiste également à gérer les différents types de logiciels afin de permettre la gestion de ce que ces documents contiennent. Pour en savoir plus, le GED met en œuvre les systèmes d’acquisition, le traitement, le stockage d’information et la diffusion des documents.

L’acquisition des documents

L’acquisition des documents peut s’effectuer de plusieurs façons. Ils sont généralement intégrés en papier ou en électronique. L’utilisateur peut acquérir les documents peu importe la façon dont ces derniers sont intégrés dans le système grâce au lien de validation workflow. Ce dernier est lié à la validation d’un document. Il est paramétrable et prend en compte les droits d’accès et les profils d’utilisateurs. Dans ce cas, il agit sur le statut, sur la version et sur la visibilité du document.

Les traitements de documents

Ce système nommé l’indexation constitue la description ainsi que le contenu du document. Cependant, il est facile d’explorer ce dernier d’une méthode simple grâce à ces deux types d’indexation. Ce sont les indexations par type et par concepts ou mots-clés. Il faut bien les distinguer à ce titre.

Les stockages de documents

Parfois, ce système rencontre des problèmes incontournables. Ces derniers peuvent entraîner des problèmes majeurs en cas de négligence. Pour en savoir plus, les problématiques sont les suivantes : le support de stockage, l’organisation du stockage, la durée de conservation et le lieu de conservation. Le meilleur logiciel pour dématérialiser les informations est le logiciel Bob.

Les diffusions de documents

Les documents peuvent être diffusés via l’internet. Les journalistes et d’autres éditeurs proposent particulièrement une consultation dans la partie d’indexation des documents dans le lien navigateur web. Ainsi, la gestion électronique des documents consiste à améliorer et à partager les informations sur internet. Avec le logiciel Bob, toutes les informations stockées seront dématérialisées en données électroniques avec facilité et rapidité.

Les diverses fonctionnalités de la gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents ou GED consiste à dématérialiser tous les documents papier d’une entreprise. La technique repose sur leur numérisation dans le but de simplifier leur gestion par le biais d’une solution logicielle. Tout site web des fournisseurs spécialisés dans ce domaine propose actuellement des applications de même que des matériels tels que les scanners Multidata. Sage Bob comptabilité est par exemple un logiciel très complet qui permet de gérer les comptes d’une entreprise, mais il comporte aussi des modules de gestion de documents.

Les diverses fonctionnalités de la gestion électronique des documents
Une solution de gestion électronique des documents possède des fonctionnalités multiples. La première est la gestion digitale des documents telle que leur archivage, leur consultation et leur suppression. Ce logiciel permet aussi la diffusion des fichiers et leur publication sur un site web. Il prévoit de même une fonction d’indexation pour faciliter la recherche des documents. Enfin, la sauvegarde des données à travers ce programme est sécurisée. Les accès peuvent être limités à des utilisateurs définis. De nombreuses entreprises proposent des solutions de GED personnalisées à l’instar de MultidataPlus d’infos.

Les avantages de la gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents fait gagner du temps aux entreprises. Elle permet en effet de numériser, de stocker et de visualiser les documents en juste quelques clics, sur n’importe quel support numérique et ce, n’importe où en fonction des autorisations. Elle est aussi pratique, car plusieurs collaborateurs peuvent accéder à un même fichier en même temps. La synchronisation des tâches entre les services est même facilitée par la mise en réseau des données. Une facture éditée par le service commercial pourra par exemple être exploitée immédiatement par le service comptable qui utilise le logiciel Bob comptabilité.

Les dépenses en papier sont également réduites grâce à la gestion électronique des documents. Les entreprises peuvent également conserver leurs documents plus longtemps si auparavant elles devaient les détruire au bout d’un délai plus ou moins long. Les risques d’égarer ou de jeter des papiers importants sont ainsi réduits.

Enfin, un programme informatique permet d’effectuer une traçabilité optimale des fichiers. Une entreprise pourra ainsi éviter les pertes d’informations.